施工合同履約證據(jù)管理的標準化和清單化

是施工企業(yè)提高自身管理能力的必由之路

合同履約證據(jù)清單，涵蓋了商務(wù)類清單、物資類清單、工程類清單、技術(shù)/質(zhì)量類清單、安全類清單、財務(wù)類清單、綜合類PPP項目清單等各種類型。施工合同履約證據(jù)管理的標準化和清單化，是現(xiàn)代建設(shè)工程履約管理的基礎(chǔ)工具，其具有高效率、可量化、易操作等特點，是施工企業(yè)提高自身管理能力的必由之路。

一、履約證據(jù)管理的標準化有助于提高管理效率、推動有序發(fā)展

提高履約證據(jù)管理能力的利器之一就是標準化，這是指在工程實踐中，通過各個管理部門的協(xié)同，對重復(fù)性的事物、概念、文件、資料，通過制訂、發(fā)布和實施標準達到統(tǒng)一，便于重復(fù)使用，以獲得最佳證據(jù)管理秩序和企業(yè)效益的管理行為的標準和操作規(guī)范。

履約證據(jù)管理的標準化最典型的表現(xiàn)形式之一即履約證據(jù)清單，即將建設(shè)工程履約過程中常見的過程資料、往來文件中具有共性和重復(fù)性的部分提取出來，制作相關(guān)模板，編號歸檔，形成履約證據(jù)清單。企業(yè)在項目管理過程中涉及清單中的相應(yīng)項目時，可以直接選用。

1、履約證據(jù)清單有助于降低專業(yè)壁壘、促進專業(yè)融合。建設(shè)工程各個專業(yè)間存在較為厚重的專業(yè)壁壘，而通過制定統(tǒng)一標準，將各類型文件分門別類，將其共性及使用要點進行提取并說明，可以直觀有效地明確某一類型文件的重點、難點及適用特點,方便各個專業(yè)人員使用。各專業(yè)人員即使對其他專業(yè)的知識并未充分了解，也可以通過標準文件的套用，來達到預(yù)期的證據(jù)管理效果，減少了過程中出錯的可能，提高了證據(jù)資料的制作質(zhì)量。

2、履約證據(jù)清單有利于保證證據(jù)質(zhì)量，降低管理成本，提高管理效率。傳統(tǒng)模式下，證據(jù)管理質(zhì)量往往依賴于少數(shù)管理人員的自身能力水平，致使證據(jù)管理質(zhì)量往往參差不齊、良莠不一。而制定履約證據(jù)清單，實際上是將優(yōu)秀的證據(jù)管理人才的思維、知識、經(jīng)驗、能力物化為可重復(fù)利用的標準化模板，且可以通過不斷的實踐使用，發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、完善模板，最終實現(xiàn)自我進化，真正將管理人才的管理能力整合入企業(yè)的管理能力中，切實完善地構(gòu)建企業(yè)自身的管理能力水平，并實現(xiàn)自我提高。

3、履約證據(jù)清單有利于量化指標，推動企業(yè)證據(jù)管理有序發(fā)展。

傳統(tǒng)模式下，由于沒有統(tǒng)一的標準化履約證據(jù)清單，各個項目的履約證據(jù)成果具有較大的隨機性，公司主管領(lǐng)導(dǎo)難以對所有文件逐份考察，并作出績效評價，事實上導(dǎo)致證據(jù)管理無法列入績效考核機制，不利于員工證據(jù)管理的積極性，更不利于整個企業(yè)證據(jù)管理工作的進行。

而完善、標準的履約證據(jù)清單是一類可以明確量化的管理指標，可以將清單的落實程度作為績效考核的一大標準，推動企業(yè)證據(jù)管理的有序發(fā)展。

二、施工企業(yè)須結(jié)合企業(yè)管理需求建立、健全履約證據(jù)管理清單

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，建筑業(yè)也進入了高速發(fā)展的時代,正走到了從勞動密集型盈利模式走向技術(shù)管理型盈利模式轉(zhuǎn)變的拐點。沒有足夠的履約管理能力的公司是無法在新時代立足的，而履約證據(jù)管理能力正是公司履約管理能力的重要組成部分。建立、健全履約證據(jù)管理清單是公司提高自身管理能力的必經(jīng)之路。

1、建立、健全履約證據(jù)管理清單需要企業(yè)全體人員的共同、長期的努力，是不斷積累的過程。施工企業(yè)履約證據(jù)管理清單是多專業(yè)、多流程、多渠道的共性總結(jié)，不是一朝一夕、一兵一將可以迅速而又獨立完成的工作，清單的建立健全是一個漫長的不斷總結(jié)不斷完善的過程。企業(yè)需要不斷在工程實際證據(jù)管理經(jīng)驗和司法實踐中的經(jīng)驗教訓(xùn)中不斷對清單進行補充完善。

2、履約證據(jù)管理清單不能機械適用，需要結(jié)合工程實際，合理調(diào)整。標準化證據(jù)管理不等于機械化證據(jù)管理，不等于照本宣科。建設(shè)工程履約過程除了共性還有個性，由于發(fā)包人、分包人、承包方式、合同約定條件、工程項目實施條件等項目實際情況的不同，要因地制宜地對部分履約資料模板內(nèi)容應(yīng)進行適當增刪或調(diào)整。

3、履約證據(jù)管理清單需要明確證據(jù)管理的直接主管部門，避免無人管理、多頭管理。履約證據(jù)管理雖然需要履約過程中的所有參與部門、參與人員的共同協(xié)作，但其還是應(yīng)當明確直接主管部門，堅持編制責任落實到人，既要避免無人管理，更要避免多頭管理，防止多部門之間踢皮球、扯皮的現(xiàn)象，最終導(dǎo)致證據(jù)管理流于形式。要求履約資料管理要做到文函編碼、分類入盒、規(guī)范借閱、分級保管、及時歸檔，以便更好地發(fā)揮履約資料模板助推安全履約、創(chuàng)效降本的作用。

三、施工企業(yè)應(yīng)加強履約證據(jù)管理清單應(yīng)知應(yīng)會的實務(wù)培訓(xùn)

履約證據(jù)管理清單雖然是標準化的資料制作模板，但其使用并非完全沒有門檻，如果不能對其在工程履約過程中的作用、法律性質(zhì)、適用范圍、制作要點等進行必要的了解，是難以準確地適用的，也難以充分發(fā)揮其作用，更難以在工程實務(wù)操作中做到依據(jù)項目特點、項目實際進行合理恰當?shù)膭h改、調(diào)整。故企業(yè)應(yīng)當建立與履約證據(jù)管理清單想匹配的公司、區(qū)域、項目三級實務(wù)培訓(xùn)制度。

履約證據(jù)管理的標準化、清單化是現(xiàn)代建設(shè)工程履約管理的基礎(chǔ)工具及基本管理理念之一，其具有高效率、可量化、易操作等特點，是施工企業(yè)提高自身管理能力的必由之路。建設(shè)施工企業(yè)應(yīng)當重視該項工作，將證據(jù)管理清單貫徹落實到項目實踐中去，通過實踐使用的不斷反饋，自行修正完善證據(jù)管理清單，持之以恒，必然能將自身的證據(jù)管理能力提高到一個新的高度。

法務(wù)部    周楊

2018年7月20日